VCTS प्रणाली कसले र कहिले प्रयोग गर्ने ? VCTS प्रणाली कसरी प्रयोग गर्ने? प्रक्रिया (Step-by-Step) सहित

             VCTS प्रणाली कसले र कहिले प्रयोग गर्ने?

यस प्रणालीमा आयातकर्ता, निर्यातकर्ता, थोक बिक्रेता, उद्योगी र ढुवानी (Transport) कम्पनीहरू संलग्न हुन्छन् । मालवस्तु लोड गरिसकेपछि तर गाडी हिँड्नु भन्दा ठिक अगाडि यो सिस्टममा विवरण अनिवार्य रूपमा भर्नुपर्छ।कानुनी रूपमा VCTS ले "भार" (Burden of Proof) व्यवसायीमाथि सारेको छ।राजस्व चुहावट ऐनको दफा १३ (ग) ले यदि VCTS मा दर्ता नगरी मालवस्तु ओसारपसार गरियो भने, त्यो 'राजस्व चुहावट' गर्ने नियत (Mens Rea) भएको मानिनेछ। यदि गाडीमा भएको मालवस्तु र VCTS को डिजिटल विवरणमा बढी फरक (Mismatch) पाइएमा, विभागले कुनै स्पष्टीकरण नलिई सुरुमै मालवस्तु र गाडी दुवै जफत (Seize) गर्न सक्छ। यो अन्य देवानी कानुनभन्दा धेरै कठोर छ। यसमा निम्न तीन पक्षको दायित्व स्पष्ट तोकिएको छ:

• आपूर्तीकर्ता (Supplier): आयातकर्ता तथा निर्यातकर्ताहरू, थोक विक्रेता तथा उद्योगहरू समेतको सहि बिल र मालवस्तुको विवरण इन्ट्री गर्ने जिम्मेवारी।
• ढुवानीकर्ता (Transporter): जसले व्यावसायिक उद्देश्यका लागि मालवस्तु ढुवानी गर्छन्। गाडी र चालकको सही विवरण दिने जिम्मेवारी।
• क्रेता (Buyer): मालवस्तु प्राप्त भएपछि 'Acknowledge' (प्राप्त गरेको पुष्टि) गर्ने जिम्मेवारी।

 VCTS मा प्रविष्टि गर्दा हुने स-साना प्राविधिक गल्तीले पनि ठूलो जरिवाना निम्त्याउन सक्छ। यस्ता गल्तीबाट बच्न र सुरक्षित रहन निम्न उपायहरू अपनाउनु बुद्धिमानी हुन्छ:

१. पिकअप अगाडि नै 'सबमिट' गर्ने: मालवस्तु लोड गरिसकेपछि तर गाडी गुड्नुभन्दा अगाडि नै विवरण प्रविष्ट गरी 'सबमिट' गर्नुहोस्। गाडी बाटोमा गुडिरहेको अवस्थामा प्रविष्टि गर्दा "बाटोमा फेला परेको" मानी जरिवाना हुन सक्छ।

२. कागजात र प्रविष्टि मिलान: भन्सार प्रज्ञापनपत्र (Pragyapan Patra), भ्याट बिल वा चलानीमा भएको बिल नम्बर, मिति र रकम VCTS पोर्टलमा राख्दा पुन: चेक (Double Check) गर्नुहोस्। बिलको विवरण र पोर्टलको विवरण फरक परेमा त्यसलाई अवैध मानिन्छ।

३. गाडी र चालकको सही विवरण: गाडी नम्बर (Number Plate) र चालकको मोबाइल नम्बर टाइप गर्दा विशेष ध्यान दिनुहोस्। धेरैजसो गल्ती अंक (Digits) टाइप गर्दा हुने गर्दछ।

४. अफलाइन ब्याकअप र स्क्रिनसट: इन्टरनेटको समस्याले गर्दा कहिलेकाहीँ डाटा 'सेभ' नहुन सक्छ। प्रविष्टि गरिसकेपछि सिस्टमले दिने QR Code वा प्रविष्टि नम्बर (Entry No.) को स्क्रिनसट लिने वा प्रिन्ट गरी चालकलाई दिने बानी बसाल्नुहोस्।

५. संशोधन (Edit) सुविधाको प्रयोग: यदि प्रविष्टि गर्दा गल्ती भइहालेमा, मालवस्तु गन्तव्यमा पुग्नु अगावै वा अनुगमन टोलीले फेला पार्नु अगावै प्रणालीमा गएर विवरण सच्याउने वा रद्द (Cancel) गर्ने विकल्प प्रयोग गर्नुहोस्।

६. आंशिक ढुवानी (Partial Shipment): एउटै बिलको मालवस्तु दुईवटा गाडीमा पठाउँदा दुबै गाडीको लागि छुट्टाछुट्टै VCTS प्रविष्टि गर्नुहोस्। एउटा बिललाई एउटै प्रविष्टि नम्बरले मात्र खाम्न सक्दैन।

  

                            VCTS प्रणाली कसरी प्रयोग गर्ने? प्रक्रिया (Step-by-Step)

मालवस्तु लोड भइसकेपछि र गाडी गुड्नुभन्दा ठीक अगाडि मात्र VCTS पोर्टलमा गएर वास्तविक समय (Real-time) मा इन्ट्री (Entry) गर्नुपर्छ। यदि इन्ट्री गरेर गाडी धेरै समयसम्म गुडेन भने त्यसलाई शंकास्पद मानिन्छ। यसतर्फ व्यवसायी तथा ढुवानीकर्ता सचेत हुनु जरुरी छ ।

१. दर्ता (Registration): सुरुमा VCTS पोर्टलमा गएर आफ्नो व्यवसायको स्थायी लेखा नम्बर (PAN) मार्फत युजरनेम र पासवर्ड बनाउनुपर्छ। व्यवसायीले vcts.dri.gov.np मा गएर आफ्नो प्यान (PAN) नम्बर प्रयोग गरी एकाउन्ट बनाउनुपर्छ। प्रयोगकर्ताहरूले DRI को VCTS पोर्टल मार्फत दर्ता र लगइन गर्न सक्छन्।मालवस्तु लोड भएपछि र गाडी हिँड्नुअघि बिल र गाडीको विवरण सिस्टममा हाल्नुपर्छ।

२. प्रविष्टि (Entry): मालवस्तु पठाउनुअघि 'Add Consignment' मा गएर सबै विवरण भरेर 'Submit' गर्नुपर्छ।
३. चेकजाँच/क्युआर कोड (QR Code): विवरण भरेपछि एउटा बिल वा ट्र्याकिङ नम्बर जेनेरेट हुन्छ। चालकले यसको प्रिन्ट वा मोबाइलमा फोटो बोकेर हिँड्न सक्छन्। बाटोमा राजस्व अनुसन्धानका टोलीले गाडी रोकेर सोधेमा उक्त नम्बर वा QR Code मात्र देखाए पुग्छ।

४. यदि तपाईंलाई पासवर्ड भुल्नु भयो वा अन्य प्राविधिक कठिनाइ आएमा:

• यदि तपाईंले आफ्नो प्रमाणहरू बिर्सनुभयो भने, तपाईंले आफ्नो कम्पनीको लेटरहेडमा vcts@dri.gov.np मा इमेल पठाउनु पर्छ, जसमा तपाईंको PAN नम्बर पनि समावेश छ। राजस्व अनुसन्धान विभागको इमेल: vcts@dri.gov.np मा प्यान नम्बरसहित सम्पर्क गर्न सकिन्छ।

• विभागको वेबसाइटबाट  User Manual डाउनलोड गरेर चलाउने तरिका सिक्न सकिन्छ।DRI ले व्यवसायहरूलाई प्रविष्टि प्रक्रिया मार्फत मार्गदर्शन गर्न आधिकारिक प्रयोगकर्ता पुस्तिका प्रदान गर्दछ।

५. बहु-प्रयोगकर्ता र शाखा व्यवस्थापन (User Hierarchies) :  ठूला कर्पोरेट हाउस वा उद्योगहरूका लागि यो प्रणालीमा विशेष सुविधा छ:

• Main Admin Account: कम्पनीको मुख्य प्यान (PAN) बाट एउटा एडमिन एकाउन्ट बन्छ।
• Sub-Users: एडमिनले विभिन्न शाखा (Branches) वा कर्मचारीका लागि छुट्टाछुट्टै लग-इन बनाइदिन सक्छ। यसले गर्दा कुन शाखाले कति मालवस्तु पठायो र कसले डाटा इन्ट्री गर्‍यो भन्ने कुराको Audit Trail बस्छ।

            VCTS प्रणालीमा प्रविष्ट गर्नुपर्ने मुख्य विवरणहरू

VCTS पोर्टलमा लग-इन गरेपछि निम्न जानकारीहरू भर्नुपर्ने हुन्छ:

• सवारी साधनको विवरण: गाडीको नम्बर र चालकको नाम।
• मालवस्तुको विवरण: मालवस्तुको प्रकार, परिमाण (Quantity) र मूल्य।
• कागजात विवरण: बिजक (Invoice) नम्बर, चलानी नम्बर वा प्रज्ञापनपत्र (Pragyapan Patra) नम्बर।
• गन्तव्य: मालवस्तु कहाँबाट उठाइएको हो र कुन ठाउँमा पुर्‍याउने हो।  

 

⚠️ एक्सेल भर्दा कहिल्यै यी गल्तीहरु नगर्नुहोस् (Don'ts):

१. Header नचलाउने: पहिलो लाइन (Row 1) मा भएको कुनै पनि अक्षर वा कोलम डिलिट नगर्नुहोस्।

२. Special Characters: बिल नम्बर वा मालवस्तुको नाममा @, #, $, * जस्ता चिन्हहरू प्रयोग नगर्नुहोस्, यसले सफ्टवेयरमा एरर ल्याउन सक्छ।

३. Blank Rows: डाटाको बीचमा कुनै पनि रो (Row) खाली नछोड्नुहोस्।

४. Formula: एक्सेलमा कुनै पनि फर्मुला (Formula) नलगाउनुहोस्। यदि कतैबाट कपी गर्दै हुनुहुन्छ भने 'Paste Values' मात्र गर्नुहोस्।